Matrice d’Eisenhower : urgent Vs important

La matrice d’Eisenhower :

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion qui permet de hiérarchiser les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.

Matrice d'Eisenhower

  • Activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même.
  • Activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même.
  • Activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement.
  • Activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner.

Pour lire les autres articles sur la gestion du temps :

La gestion du temps partie 2

La gestion du temps : la loi c’est la loi ! (partie 2)

Le temps est précieux ! Après l’article « la gestion du temps : la loi c’est la loi (partie 1), d’autres règles peuvent être appliquées afin de gérer son temps.

La loi de Laborit

 

La loi de Laborit : faites le plus difficile en premier.

Nous avons une forte tendance à privilégier les actions qui nous procurent les satisfactions les plus immédiates. A contrario, nous repoussons les tâches rébarbatives, ingrates, pénibles ou source de stress.

Il en résulte un report des délais, un travail expédié à la dernière minute, un travail qui peut être bâclé. La conséquence est également une perte de temps : il est plus simple d’essayer de résoudre un petit souci d’un collègue plutôt que de faire son compte-rendu de réunion…

Henri Laborit, chirurgien et neurobiologiste s’est particulièrement intéressé aux rythmes biologiques de l’homme. Il a notamment montré que l’homme était doté d’un « programme biologique de survie » qui lui fait fuir le stress et rechercher en priorité le plaisir.

Comment appliquer cette règle au travail :

  • Commencer la journée par le plus difficile ou les actions les plus compliquées.
  • Ne penser plus que l’efficacité se traduit pas des actions immédiates ou rapides.
  • Organiser sa journée et fixer les priorités.
  • Planifier les actions en fonction de leur difficulté et non plus en fonction de son goût ou de leur importance présumée.
  • Se récompenser lorsque l’action est terminée.
  • Transformer l’action difficile en anti-stress : la satisfaction de terminer enfin un travail qui nous pèse depuis longtemps est source de soulagement et de libération de l’esprit.
  • Systématiser cette méthode rend dans le temps beaucoup plus efficace en instaurant une sorte de réflexe.

Loi d’Illich

La loi d’Illich : accordez-vous des pauses

Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif voire contre-productif. Illich affirme que dès qu’une formule qui marche est appliquée, elle finit par être contre-productive, au-delà d’un certain seuil.

Ivan Illich était un penseur autrichien, figure de la contestation du capitalisme. Il avait décrit les effets pervers du progrès technique et avait énoncé la loi des rendements décroissants au travail.

Comment appliquer cette règle au travail :

  • S’accorder des pauses : la moyenne de concentration optimale est de 45 minutes (et ça, c’était avant de recevoir des notifications toutes les 30 secondes sur son smartphone).
  • Sortir pour déjeuner : travailler alors qu’on devrait se reposer ou se restaurer donne l’illusion d’être efficace mais c’est le contraire qui se passe.
  • Faire des réunions qui ne dure jamais plus d’une heure voire moins.
  • Profiter des pauses pour créer du lien social, du relationnel, et pour échanger des informations.

Loi  de Pareto

La loi de Pareto : focalisez-vous sur l’essentiel

Il s’agit de la fameuse loi des 80/20 appliquée au travail : 20 % du travail effectué produirait 80 % des résultats. Ainsi, il est nécessaire de réserver son énergie aux tâches essentielles et éviter de se disperser dans l’accessoire

Vilfredo Pareto était un économiste et sociologue italien. Il avait formulé un constat : 20% de la population concentre 80 % des revenus.

Ce concept a été repris par l’ingénieur Joseph Juran.

Comment appliquer cette règle au travail :

  • Hiérarchiser ses priorités en dissociant notamment l’urgent de l’important (matrice d’Eisenhower)
  • Apprendre à dire non. (Si c’est votre supérieur qui vous sollicite, motivez votre refus tout en lui proposant une solution).
  • Savoir déléguer.

Pour consulter le première partie de cet article  : cliquer ici

La gestion du temps : la loi c’est la loi

La gestion du temps : la loi c’est la loi ! (partie 1)

Gérer son temps est un art et quelques règles s’imposent. Voici les principes à retenir pour gérer son temps et devenir plus efficace.

satisfaction client- loi de Carlson

Loi de Carlson : limiter les interruptions.

Effectuer un travail en continu prend moins de temps que de la faire en plusieurs fois.

Un travail morcelé demande plus d’énergie et fait perdre en efficacité.

L’économiste suédois Sune Carlson, qui a donné son nom à une loi du temps, a étudié le travail des managers au début des années 50. Il s’est rendu compte qu’un cadre était interrompu dans son travail toutes les 20 minutes en moyenne.

Comment appliquer cette règle au travail :

Limiter les interruptions lorsqu’on travaille à une tâche, pour maximiser l’efficacité.

  • Eloigner les sources de distraction.
  • Couper le téléphone.
  • Fermer votre boîte e-mail.
  • Fermer votre porte.
  • Regrouper les tâches de même nature.
  • Organiser vos journées sur un rythme qui correspond le mieux à vos dispositions mentales selon les moments de la journée.
  • Gérer dans son équipe les « dévoreurs de temps »

 

satisfaction client- loi de Parkison

Loi de Parkinson : fixer vous des délais

Un travail occupe tout le temps prévu pour sa réalisation. Tout travail tend  à se dilater pour remplir le temps disponible.

En 1955, le professeur Cyril Northcote Parkinson a tiré une théorie de son étude de l’administration britannique : tout travail au sein d’une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté

Autrement dit, ce principe appelé loi de la dilatation assure que même si l’on dispose de beaucoup de temps pour accomplir une tâche, on consomme la totalité de ce temps.

Si vous fixez un délai de 5 jours à un collaborateur pour réaliser un travail, il mettra 5 jours, mais si vous lui donnez un mois pour le même projet, il mettra un mois à le rendre.

Comment appliquer cette règle au travail :

  • Estimer le temps requis pour accomplir une tâche de façon à établir un échéancier réaliste.
  • Fixer des délais réalistes pour être efficace.
  • Evaluer le délai en fonction des ressources disponibles.
  • Donner des échéances courtes mais réalisables.
  • Penser agile : des petits sprints produisent plus de résultats que de grands marathons.
  • Décomposer votre travail en plusieurs microtâches, en attribuant à chacune sa propre deadline.
  • Fixer en réunion le qui fait quoi et pour QUAND.

satisfaction client- loi de Murphy

Loi de Murphy : gardez une marge pour l’imprévu. 

Si quelque chose doit mal tourner, c’est ce qui se passera. Autrement dit c’est la loi de l’emmerdement maximum

Une tâche prend toujours plus de temps qu’on ne l’imagine. Et ce qui peut mal tourner tournera mal.

« Anything that can go wrong, will go wrong ».

 

En 1949 Edward A. Murphy Jr, capitaine de l’U.S.Air Force a édicté cette loi. Alors qu’il travaillait sur le projet qui avait notamment pour but de déterminer la décélération maximum qu’un humain peut endurer, il découvrit que les tests étaient faussés, à cause de son assistant qui avait branché à l’envers des capteurs sur le cobaye

Comment appliquer cette règle au travail :

 

  • Surévaluer le temps que vous comptez consacrer à un projet afin de prendre en compte les imprévus.
  • Laisser une marge pour les imprévus
  • Eviter d’enchaîner les rendez-vous sur votre agenda
  • Prévoir des marges de sécurité dans vos timings